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La industria del transporte marítimo es famosa por el volumen de documentos implicados en cualquier envío de carga internacional.

Al igual que negociar la compraventa de las mercancías, o comparar las tarifas de transporte marítimo, conocer todos estos documentos y comprenderlos es una tarea obligada para cualquier expedidor.

Se debe tener en cuenta que un error aparentemente inocuo en la documentación puede causar retrasos con potencial devastador para tu cadena de suministro.

Muchos de estos documentos contienen la misma información, como comprador, vendedor, detalles de la mercancía, etc. Pero cada documento juega un rol diferente y es importante no sólo asegurarse de que la información expuesta en cada documento es exacta, sino de que es consistente en todos los documentos.

A continuación, los 5 documentos de transporte marítimo con los que todo expedidor debería estar familiarizado y cuáles son las diferencias entre ellos.

1. Bill of Lading

Si hubiera un único documento que todo expedidor debiera conocer como la palma de su mano, sería el Bill of Lading.

El Bill of Lading, también conocido como BL, es un contrato de transporte entre la naviera y el propietario de la carga. Es un documento emitido por la naviera para confirmar que ha recibido las mercancías a bordo de uno de sus buques.

En este documento deben aparecer listados correctamente datos como la información del importador y el exportador o el incoterm bajo el que se ha cerrado la transacción internacional. En otras palabras, este documento obligatorio actúa como prueba de propiedad de las mercancías transportadas.

Una vez que la mercancía llegue a destino, el BL debe ser presentado para que la naviera libere las mercancías. Cuando esto sucede, se convierte en prueba de que las mercancías han sido recibidas.

2. Packing list

Igual que sucede con el Bill of Lading, el packing list es un documento obligatorio cuando se envían mercancías por transporte marítimo.
En resumen, se trata de una lista detallada de las mercancías que van a ser enviadas, incluyendo el peso, volumen y valor del total de la carga y de los distintos bultos por separado.

El packing list informa al transitario, importador, oficina de aduanas y naviera de las mercancías que envía el expedidor sin necesidad de verificar físicamente su contenido.

En el caso de que las aduanas decidan inspeccionar el envío, el packing list facilita el proceso ayudando a identificar la caja o el elemento que ha levantado las sospechas. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de que se produzcan daños en la mercancía al evitar que todas las cajas del envío deban ser abiertas.

Es absolutamente crucial que toda la información listada en el packing list sea la correcta y lo más exacta posible. Teniendo en cuenta que será usado para generar el Bill of Lading, otro punto vital es que la información contenida en ambos documentos no presente incoherencias si posteriormente se realicen cambios en alguno de ellos.

3. Factura comercial

Cualquier transacción internacional que implique la importación o exportación de bienes debe estar acompañada del documento que prueba la venta, la factura comercial.

En gran parte, es similar a una factura estándar. Pero a diferencia de las facturas comunes, incluye detalles sobre el envío de la carga para el despacho de aduanas y es uno de los documentos más importantes en cualquier envío de mercancías internacional.

La información de la factura comercial incluye datos de las figuras implicadas en el envío, como el importador, el exportador, el transitario, la naviera, los bancos, etc. Igual que sucedía en el caso del packing list y el bill of lading, la información contenida en la factura comercial y el packing list no debe presentar incoherencias. Y aunque la información de la factura comercial sea muy similar a la del packing list, ambos documentos son necesarios y cumplen propósitos distintos.

La factura comercial es un documento legal que lista las mercancías vendidas en la transacción y el precio de venta. El packing list sin embargo se centra en los detalles de las mercancías que son enviadas y sirve como prueba de éstas en el caso de problemas legales o reclamaciones.

4. Certificado de origen

De acuerdo con la cámara de comercio internacional, el certificado de origen es

“Un documento importante de comercio internacional que certifica que las mercancías de un envío de exportación en particular han sido obtenidas, producidas, manufacturadas o procesadas en un determinado país. También sirve como una declaración del exportador.”

Es decir, el certificado de origen identifica el país en el que las mercancías han sido producidas.

El exportador debe facilitar al importador un certificado de origen por cada producto exportado y para que sea válido debe haber sido certificado por alguna autoridad del gobierno, como la Cámara de Comercio o el consulado.

El certificado de origen es necesario para pasar el despacho de aduanas y determina la cantidad de impuestos y aranceles que deberá pagar el importador. También ayuda a identificar aquellos casos en los que las mercancías quedan exentas de impuestos debido a acuerdos comerciales especiales entre el país de origen y el de destino.

En este documento constan datos habituales en el resto de documentos como exportador, consignatario, importador, descripción de las mercancías, etc.

5. Carta de crédito

La carta de crédito es un acuerdo de pago formal y vinculante entre el comprador y el vendedor.

El proceso de compraventa internacional es largo y desde el momento en el que el exportador vende las mercancías hasta que el importador las tiene en sus manos pueden pasar meses. Esto hace difícil determinar cuándo debería ser realizado el pago, especialmente si el importador no es capaz de verificar la autenticidad de la compra.
Y ahí es precisamente donde entra en juego la carta de crédito.

Una vez que el vendedor y el comprador llegan a un acuerdo, el vendedor comienza a preparar la carga de acuerdo a las condiciones que se hayan negociado.

Después de haber enviado las mercancías, el vendedor acude a su banco con la documentación que confirma que el envío ha sido preparado y enviado según las condiciones acordadas. Su banco verificará la documentación y le pagará y posteriormente solicitará el reembolso al banco del comprador.

Fuente: iContainers https://www.icontainers.com/es/ayuda/documentos-de-transporte-maritimo/